Cómo pedir una cotización a la imprenta

¿Cómo mejorar la comunicación con las «tan queridas imprentas»? Se trata de una pregunta cuya respuesta interesa especialmente a aquellos que se están iniciando en el campo laborar del diseño gráfico. He tenido la dicha de poder trabajar durante varios años como diseñador gráfico en el rubro de las imprentas, y me sorprendió mucho la falta de juicio de muchos profesionales a la hora de trabajar con esta industria. Con el tiempo comprendí la importancia de tener bien en claro cómo son los procesos de producción y cómo es que operan estos (en algunos casos) «bichos raros».

A la hora de pedir un presupuesto se deben tener en cuenta algunas cuestiones. Es muy común que se dejen detalles sin espercificar y, cuando eso sucede, las imprentas utilizan su propio criterio, que no necesariamente ha de coincidir con el del profesional. El resultado: pérdida de dinero, tiempo o un producto final de mala calidad, ineficiente o que no cumple con las expectativas. Veamoslo en un ejemplo que, por más tonto que parezca, es muy frecuente:

• Diseñador/a: Hola, necesito hacer un trabajo. Es el cumpleaños de la prima de una amiga, que me pidió que le diseñe las tarjetitas de invitación. Quiero hacer cien, en un papel durito, ¿cuánto me salen?
• Imprenta: ¿¡Qué!? ¿Y la medida? ¿Y el papel? ¿Qué cantidad de tintas?

A la hora de solicitar un presupuesto a la imprenta se le deben informar los siguientes 7 datos:

1. Diseño gráfico

La imprenta no sabe si somos diseñadores o no, y si el diseño viene dado, a medio hacer, o si tienen que diseñarlo ellos desde cero.

2. Tirada

Es bueno saber que el papel tiene un valor relativo en el proceso de producción. Lo más caro de la impresión (al menos cuando se utiliza el sistema offset) es la puesta a punto de la máquina (también llamada puesta en máquina). Por lo que, a mayor cantidad de impresos más facil resulta amortizar los costos fijos, es decir, baja el costo por unidad. Un simple ejemplo.

• 200 folletos a 4/1 tintas en papel ilustración 150 g: $1000.—
• 1000 Folletos (idem anterior): $1200.—

3. Soporte de impresión

Siempre hay que definir el soporte. Si es papel, ¿de qué gramaje?, ¿brillante o mate?, ¿ilustración u obra?, ¿debe ser autoadhesivo?, ¿blanco o de color?, etc.

4. Medidas

Es importante conocer las tecnologías con las que cuenta la imprenta y cuáles son los tamaños de los pliegos con los que trabajan sus máquinas. Muchas veces se diseñan trabajos que «no entran» en las máquinas. Esto sucede mucho en ciudades pequeñas. Por lo que la imprenta se ve en la necesidad de tercerizar el trabajo a otra imprenta más grande, que muchas veces está en otra ciudad, haciendo que el producto se encarezca innecesariamente.

Un buen consejo antes de diseñar cualquier pieza gráfica, es hablar previamente con la imprenta para conocer sus posibilidades. De esa forma se ahorra tiempo de diseño, costos de impresión y dolores de cabeza.

5. Cantidad de tintas de impresión

Las impresiones a todo color se realiza mediante la mezcla de cuatro tintas transparentes: cian, magenta, amarillo y negro. Imprimir cada tinta y lograr el correcto registro entre todas ellas implica un tiempo determinado, que determina el costo del trabajo. En algunas ocasiones se puede evitar usar tintas innecesarias, y de esa forma abaratar los costos y los tiempos de producción.

6. Acabado

Una vez que los pliegos ya están impresos se deben realizar tareas adicionales, como la aplicación de un barniz, o laca UV, troquelado, plegado, encuadernado o cualquier otra tarea que el trabajo requiera.

7. Datos de contacto

Es muy importante que el impresor cuente con la información necesaria para contactarse por todos los medios posibles con el diseñadore. Hoy en día los tiempos son muy rápidos. Si por alguna razón la imprenta necesitara hacer una consulta, es importante que logre contactarse y así evitar que el trabajo pudiera salir mal o retrasarse.

Teniendo en cuenta estos siete aspcectos, veamos un ejemplo de pedido de presupuesto a la imprenta «un poco más adecuado»:

Diseñador/a: Buenos días, necesito que me presupuesten el siguiente trabajo. Se trata de un díptico con las siguientes características

1. Diseño: provisto
2. Tirada: 1000
3. Papel: Obra (blanco) de 90 g
4. Medidas: 14 x 21 cm
5. Tintas: dos tintas en el frente (con fondos de agua y grandes cargas de tinta). Una sola tinta en el dorso, color rojo, solo texto
6. Acabado: doblado al medio
7. Quedo a la espera de su respuesta, Juan Pérez - +54 (351) 462-0000 - juan@perez.com.ar

Es muy clara la diferencia entre las dos solicitudes de presupuesto que se mostraron aquí como ejemplo. En este último caso estamos en presencia de un profesional que realmente sabe lo que quiere y cómo lo quiere, y eso es muy importante. Se podrían agregar más datos a estos «7 tips», pero estos son los más frecuentes. Espero estos consejos sean de utilidad, especialmente a quienes se inician en el tema.

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