Sobre la efectividad

¿Cómo sabemos si somos efectivos? Podemos considerar a la rentabilidad como una medida de efectividad. Podemos relacionar a los ingresos con la satisfacción de nuestros clientes (eficacia), y a los egresos con los pagos realizados a los recursos que utilizamos para generar esos ingresos (eficiencia).

Hay un momento en la evolución de tu negocio (empresa, agencia o estudio) donde la ganancia (los beneficios) de contratar a una persona para que se encargue de la administración supera con creces la pérdida (los costos) que supone su pago. Se incrementan los costos, con la intención de aprovechar ese recurso para generar mejores resultados.

Muchas veces evitamos la contratación de una persona dedicada pura y exclusivamente a tareas administrativas, debido a que no genera ingresos. Es difícil pensar en el valor que aporta una persona cuyo salario se asocia a «pérdidas», aunque contablemente todos los salarios lo son.

¿Qué más influye en la decisión de no contratar ese recurso? Que el costo del recurso es cierto —y muchas veces casi inmediato—, y el beneficio es incierto —y no inmediato—.

Sin embargo: ¿Has olvidado facturar servicios? ¿La cobranza no ingresa cuando debería, para cubrir las necesidades de pago? ¿No encuentras documentación importante, que debería estar archivada? ¿Te han suspendido algún servicio elemental, por no haber pagado la correspondiente factura? ¿Postergas sin fecha reuniones con clientes por el cansancio y la carga del trabajo operativo? ¿Pierdes tiempo en las reuniones con clientes pensando en cuestiones administrativas menores? ¿Has presentado propuestas con errores importantes, producto del desorden y falta de tiempo con que trabajas? ¿Comienzas a pensar que tu socio trabaja menos tiempo y no merece obtener los resultados que tú sí generas?

Este es un patrón de problemas diferente al de cualquier «nuevo estudio» o emprendimiento. Si el flujo de trabajo es continuo, podemos pensar en que hemos llegado a un cierto nivel de eficacia, que debe complementarse con un nivel de eficiencia similar. Somos eficaces, pero quizás no somos lo suficientemente eficientes.

Contratar a una persona para que se dedique a eso, es una buena decisión, una decisión de calidad. Contratar a una persona sin perfil administrativo —sino operativo, como un diseñador en un estudio de diseño para que trabaje como administrativo y aprovechar sus capacidades en «tiempos muertos»—, no es una buena decisión.

Los resultados que obtienes son producto de las decisiones empresariales que tomas y de la implementación de esas decisiones. Por ello, la identificación y administración de problemas es una capacidad central, mayor aún —quizás— al talento creativo.