Sé un experto en administrar tu tiempo

Es un error pensar que una empresa administra y vende trabajo. Lo que realmente vende es su tiempo, su activo más importante; y el tuyo también. ¿Sabes administrarlo?

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Ya debes haber escuchado mucho sobre «administración del tiempo». Seguramente has visto la publicidad de cientos de talleres, cursos o artículos que te enseñan a administrar tu tiempo, con técnicas muy singulares y novedosas. Todo eso existe por una razón clara: el tiempo es el único recurso que todos compartimos y es el más valioso de todos. Cualquier producto o servicio depende de una buena aplicación de tu tiempo. Un gran amigo dice:

«El día sólo tiene 24 horas. Sin importar que tanto te esfuerces, no obtendrás más que eso».

Saquemos de esas 24 horas que dura el día, las 8 horas promedio que dura una jornada de trabajo. Esas 8 horas no son realmente «8 horas efectivas de trabajo», tienes que restar el tiempo que saludas a otras personas, discutes proyectos, conversas sobre un problema y organizas tareas. Al final notarás que dispones de poco más de 5 horas para trabajar, no importa si eres freelance o te clavas todo el día en una oficina, es muy poco probable superes las 6 horas.

Una buena administración del tiempo implica que le saques provecho a estas 5-6 horas efectivas de trabajo. Las personas que lo logran tienen mejoras significativas no solo en su vida laboral sino también en su vida personal (que representa el otro 60% de tu día).

Habiendo tantos recursos en la web, talleres y libros, ¿por qué la mayoría fracasa? ¿Nos estarán ocultando algo los expertos? No lo creas, la respuesta la tienes tú: objetivos claro y disciplina. No importa qué tantos métodos y herramientas tengas a la mano, sin estos dos elementos claves, tu fracaso está totalmente asegurado.

Define objetivos claros

¿Que quiero decir con claros? Sé realista con lo quieres alcanzar y cómo lo vas a lograr. Si es cierto que «el fin justifica los medios» es importante que tengas claros cuales serán los medios que usarás para completar todas las tareas.

Disciplina

Debes estar totalmente decidido, debes prepararte para un riguroso esquema de trabajo. Requiere tu total concentración, que no le falles ni un solo día y que estés totalmente convencido de que lo vas a realizar.

Ya tienes los objetivos y estás totalmente mentalizado para completar tus metas, sólo te falta aplicarlos en las herramientas y técnicas correctas. Te aseguro que existen miles y todas se pueden combinar unas con otras, así que la elección te la dejo a tí, usa la más cómoda, rápida y que menos tiempo te tome dominar. Googlea «técnicas de administración del tiempo» y verás un elixir de información para tu mente, tómate tu tiempo en analizarlas y decidir cuál vas a usar.

Imagino tu cara al momento de leer lo anterior, esperando que te diera una receta para comenzar ya mismo. No te desilusiones, sí te mostraré una, pero tómate tu tiempo en analizar y compararla con otros métodos. ¿Cual es mi receta? GTD + Queso Suizo + Pomodoros.

Lo que acabas de leer seguro te ha sonado como a queso con tomates y estarás pensando en un Sandwich. Realmente esa es la receta, contener las técnicas en dos herramientas como si del pan habláramos (nunca más de dos). Comencemos por la base de esta receta: GTD, del inglés «Getting Things Done» (hacer las cosas), proviene del libro de David Allen que en español se ha titulado Organízate con eficacia. Su principio es lo importante: vacía las tareas de tu mente en un contenedor, que puede ser tu SmartPhone, una libreta, notas, la pizarra o cualquier cosa que te ayude a documentar las tareas que tienes que cumplir para un objetivo.

A partir de aquí debes: Organizar → Revisar → Procesar o Hacer.

Organiza las tareas de acuerdo al proyecto u objetivo, el tiempo que necesita para completarse, los recursos que necesitas y las acciones que hacen falta para completarla. Arma la lista una vez por semana y revisa esta lista al menos una vez al día, delegando las tareas que lo requieran. Procesa las tareas que necesiten menos de 5 minutos para realizarse (el libro recomienda 2 minutos yo uso 5).

Ahora, si bien nos ponemos puristas y analizamos todo el culto dedicado al GTD —sí, realmente tiene un culto—, caeremos en cuenta de que se torna complejo, aún cuando el mismo Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

Es por eso que prefiero unir GTD con la técnica del Queso Suizo, una forma más simplificada de realizar lo anterior, que consiste en separar una tarea grande en bloques de 5, 10 y 25 minutos, como si de agujeros estuviéramos vaciando un queso. Te recomiendo comenzar en las mañanas —cuando estás más fresco y decidido— con las más tediosas y así evitar afrontarlas en la tarde, que es cuando tu nivel de productividad decrece excesivamente.

A esta receta le falta sólo el tomate, o mejor dicho, los pomodoros. La técnica Pomodoro fue creada por Francesco Cirillo a fines de los años 1980, y nos servirá para procesar una o varias tareas. La técnica consiste en separar el día en bloques de 25 minutos que llamaremos Pomodoros (¿verdad que combina perfectamente con la del Queso Suizo?). Para ponerla en prácticas debemos dedicarnos 25 minutos a completar al menos una tarea, y hacer una pausa de 5 minutos entre cada pomodoro. Esta pausa te ayudará a separarte un momento del trabajo y relajar la mente lo suficiente como para empezar fresco con la siguiente.

Ya tenemos una mezcla de 3 técnicas, que si bien es importante saber usarlas, necesitaremos herramientas para controlarlas y saber que lo estamos haciendo bien, además de documentar el trabajo y poder medir si en verdad somos más eficientes.

No recomiendo usar más de 2 herramientas, si buscas una tercera sólo conseguirás consumir tu tiempo en usarlas y administrarlas, es por eso que yo he elegido dos que son gratuitas y muy sencillas de usar.

DO.com

Con esta herramienta podrás crear esa lista de pendientes, organizarlas por proyectos, delegar entre el equipo de trabajo y marcar las tareas completadas. Es tan sencillo como crear la tarea, organizarla y completarla ¿Calza perfectamente con GTD? No es un coincidencia.

Tomato.es

Con esta herramienta organizar tus pomodoros será pan comido (¿o tomate comido?). Es tan sencilla de usar que te parecerá un cronómetro: precisamente eso es. Lleva el tiempo que dura el pomodoro y te cuenta automáticamente las pausas entre ellos. Esto te permitirá llevar un registro de cuántos pomodoros estás aplicando a tus proyectos. Lo que también nos sirve a los Freelance para saber cuánto tiempo dedicamos a un proyecto que cobramos por hora.

Ahora que lo ves desde el final notarás que realmente es muy sencillo, y lo más difícill es poner disciplina y saber definir los objetivos. ¿Mediste cuanto tiempo te ha tomado leer este artículo? Yo sí, y dedicaste poco más de 7.3 minutos. Sé que te serán de provecho. ¿Crees que le puedan servir estas técnicas y herramientas a tus empleados o equipo de trabajo? Discútanlo. ¿Usas otras combinaciones? Hablemos sobre ello.

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Miguel Delgado
Hace un año

A veces le tengo un poco de envidia a mis abuelos que vivieron en una época en la que podían concentrarse en lo que hacían. No llevaban en el bolsillo la tentación de acceder al internet para apagar su mente y dejarse llevar por la inagotable corriente de entretenimiento pasivo que tenemos a disposición los jóvenes de hoy en día. Muy cierto lo que dices, hay que tener metas claras. Ayuda que sean unas que tengamos la posibilidad de terminarlas.

Para ser productivos necesitamos ejercer control sobre la mente, y eso implica dejar todas las otras preocupaciones que tenemos a un lado para poder concentrarnos en la actividad que estamos realizando. O en otras palabras imponer un orden en la conciencia, o sino los pensamientos aleatorios absorben nuestra atención. Es difícil porque eso requiere disciplina. Hay que estar 100% involucrados en lo que hacemos y estar preparados para responder a las circunstancias que se nos presentan.

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Maria Cristina Ruales
Hace un año

Debo de confesar que este ha sido mi artículo favorito desde que llegué a ForoAlfa. En mi caso particular, suelo realizar muchas tareas al mismo tiempo por lo que al final muchas de ellas requieren el doble o hasta el triple de tiempo que me hubiera tomado si me enfocaba en una sola a la vez. Sin embargo, ya había tomado la iniciativa de «descargar mi mente» en una pequeña agenda que llevo siempre conmigo. Este primer paso me permite conocer a grandes rasgos todo lo que debo de hacer y si bien aun no soy una experta manejando mi tiempo, estoy decidida a serlo.

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David Pulido
Jul 2017

Me gusto mucho tu articulo, ya que me considero una persona que no sabe administrar adecuadamente su tiempo y con todo lo que mencionaste y anexaste en este articulo siento que me fui dando una idea de como mejorar en ese aspecto, ya que ahora tendré que empezar a organizar bien mi tiempo de estudios, trabajo y descanso en estos días, espero en un futuro saber correctamente los procesos claros y correctos de como organizar mi tiempo, gracias por compartirnos tu articulo a muchos de los que recién empezamos en esto siento que nos será de muchísima ayuda.

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Emilio Diego Ríos Medina
Jul 2015

Es un tema muy interesante y creo que es de suma importancia saber administrar nuestro tiempo. Las herramientas que mencionas son muy útiles, personalmente he usado la técnica de pómodoro y me ha sido de mucha ayuda para ser más productivo. Existen otras herramientas como el diagrama de Gantt que nos ayuda a organizar el tiempo que le vamos a dedicar a ciertas tareas durante un lapso determinado.

Hay que poner en práctica estas herramientas y ser muy decidido siempre pues el diseñador está trabajando en todo momento, nuestra creatividad está siempre en marcha.

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Ramón Ramos
Dic 2014

es una exelente aportacion pues en lo personal muchas veses creemos que tenemos el control de nuetro tiempo mas sin embargo no siempre es si con esto aprendo que se tiene que quere hacerlo y tener fuerza de volunta y tener una buena diciplina.

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Karen Franco
Sep 2014

Interesante información, hay otras afirmaciones de cómo realizar las tareas del día efectivamente y una de esas es la típica lista que nombrabas también, donde debes reconocer y separar lo importante de lo urgente, siendo lo urgente de prioridad y su vez no permitiendo que lo importante se vuelva urgente, en la lista nombrada hay que calificar esas tareas de prioridad (con estrellas ejemplo) para realizarlas en la primera parte del día procurando que las primordiales no sean mas de dos.

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Ali Hermes Gómez
Oct 2014

Es correcto Karen, la organización de estas tareas también dependen de la buena distribución de prioridades. Gracias por el feedback.

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Oscar Camacho Camacho
May 2014

Excelente aporte, en lo personal sufro por no saber administrar mis tiempos, veo buenas opciones de como atacar este problema, las pondré en practica .

Gracias!

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Ali Hermes Gómez
May 2014

Gracias por el comentario Oscar.

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2
Camila Yanez Robayo
Abr 2014

Siempre vamos a tener más de un proyecto a la vez por lo que saber organizar nuestro tiempo tanto en lo laboral como el personal resulta algo imprescindible para poder vivir bien. Es bastante importante que sepamos fijar las metas u objetivos de manera realista ya que así tenemos claro qué es exactamente lo que tenemos que hacer y no estaremos soñando en cuanto al tiempo que nos toma realiza ciertas cosas.

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30
Ali Hermes Gómez
May 2014

Totalmente de acuerdo Camila, la organización es la base de la buena gestión del tiempo.

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Lula Lynch
Abr 2014

Hola Ali, gracias por tu artículo me ha ayudado mucho :)

Una pregunta, alguna alternativa a do.com?

¡gracias!

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30
Ali Hermes Gómez
May 2014

HOla Lula, recientemente he probado con Podio.com, una alternativa que en su versión gratuita es incluso mejor que DO.com

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Retrato de Silvia Calderon Iturralde
1
Silvia Calderon Iturralde
Mar 2014

El trabajo del diseñador no termina cuando sale del trabajo. No podemos prender el cerebro a las 9 y apagarlo a las 5. El trabajo del diseñador nunca termina, aunque si considero que es sumamente importante mejorar nuestra organización de tiempo.

0
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