La importancia tener un sistema de trabajo

Experiencias propias y ajenas nos dicen que todo debe tener un orden determinado. El diseño no es la excepción.

Mario Balcázar Ciudad de México
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Se abre la puerta y entra el chef estrella. Esta tarde deberá preparar uno de sus deliciosas recetas con las cuales ha logrado llegar hasta la cima del mundo culinario. Lo que casi nadie sabe es que tiene un estilo único muy poco ortodoxo: no le gusta lavar trastes. Tal llega a ser su fobia que cuando termina de preparar sus platillos deja todos los utensilios apilados sobre el fregadero. Ahí se quedan y no los vuelve a tocar hasta que los requiere nuevamente. Lo mismo hace con la harina, el aceite, los huevos y cualquier otro ingrediente que haya utilizado. Todo está fuera, «a la mano» diría orgulloso a todo aquel que ocurrentemente vea esta práctica como algo poco sano o poco común.

Nos imaginamos una escena grotesca del aspecto su cocina: poco higiénica, con un olor a comida del platillo anterior impregnada de la anterior y así sucesivamente. Mientras sus comensales no pongan objeción alguna, el sistema no tiene falla. Solamente que este chef trabaja sobre una línea muy delgada entre lo genial y la catástrofe. Pero cuando menos lo espere, preparará un pastel bastante sencillo utilizando leche caduca, no logrará quitar el olor a cebolla que tenía la cacerola después de dos días y el pastel saldrá con un aroma mezclado nada agradable. Su estilo puede ser criticado puesto que trabaja con elementos que requieren higiene y conservación, pero si lo trasladamos a cualquier otro ámbito, se convierte en uno más dentro de un proceso de trabajo sin un orden establecido, o con un orden poco confiable.

Los diseñadores enfrentamos continuamente este tipo de problemáticas. Nuestras labores diarias incluyen dar salida a archivos para que cobren vida en algún medio ajeno a nuestra propia computadora. Así como en la comida puede ser que una vez servido el platillo tengamos que hacer algún ajuste, ya sea poniéndole un poco más de sal, agregando más salsa o acompañándola con una ensalada; de la misma forma, en diseño la experiencia nos dicta que un «diseño final» no siempre significa «diseño final».

Cada diseñador es un mundo

La importancia de contar con un sistema de trabajo implica conocer que nuestra labor muchas veces no finaliza pulsando el comando «Grabar disco» o «Subir a FTP». Es tan solo una salida del platillo principal y lo más seguro es que en algún momento debamos regresar a un punto en el camino para hacer cambios, crear una segunda versión del original o tomar elementos del diseño para aplicarlos en adaptaciones o nuevas versiones. Hay diseñadores que trabajan por su cuenta, que su computadora se convierte en un mundo personal al cual nadie más tiene acceso. Otros, comparten un proceso de trabajo común, en el que dependen de colegas para completar algún proyecto.

Mientras el cliente se lleva una idea aplicada, nosotros nos quedamos con ese proceso creativo traducido a códigos y comandos dentro de la computadora, lo que nos lleva al hecho de que todos necesitamos un orden para mantener nuestra información clasificada y a la mano. De otro modo corremos el riesgo de preparar un pastel con aceite rancio.

¿Cuántas veces debemos regresar a un archivo que tuvo cambios y correcciones? Tras meses de finalizado debemos hacer una reimpresión, abrimos la carpeta y nos encontramos con archivos que se llaman: «final.indd», «final_ok.indd», «ok_ok.indd», «final_ok_ultimo.psd», entre otros. Otro caso sería encontrar una foto que utilizada en un folleto hace seis meses. Como no la encontramos por nombre debemos recurrir a nuestro archivo nativo y localizar la liga donde nos indique que el archivo de una modelo manejando un auto convertible se llama «guapa.psd», «superauto.psd» o en el peor y más común de los casos «DSC_0032.psd». El colmo es cuando buscamos el archivo: cintillo.ai y nos damos cuenta que hay veinte en el servidor, cada uno con un diseño diferente.

Efectivamente cada diseñador es un mundo y con esa plena libertad por la que murieron nuestros ancestros podemos defender nuestro legítimo derecho a trabajar como nos venga en gana, de ponerle a nuestros archivos «superdiseño1.ai» y guardar todos nuestros proyectos en el escritorio. Pero cuando hay que depurar la información para hacerle espacio al nuevo proyecto en nuestro disco duro, cuando nos enfermamos y alguien debe entrar a nuestro sistema para extraer archivos o que debamos reenviar un folleto a reimpresión, agradeceremos enormemente no estar perdiendo el tiempo ordenado de nuevo lo que estaba dispuesto según nuestro orden.

La misión imposible de tener un sistema

En una empresa donde cada diseñador es contratado en tiempos diferentes y con experiencias previas en otros ámbitos, resulta sumamente complejo mantener un orden. Un colega enfrentó este problema cuando se incorporó a su nuevo trabajo. Asumió un ritmo de trabajo desordenado y sin control: cada quien con su estilo nombraba los archivos y los colocaba en carpetas a discreción. Almacenaban la información en discos que se apilaban y cuyas etiquetas decían «proyecto X folder», «proyecto X 2004», «flyer X 2005», en una libreta que recopilaba años y años de trabajos pasados.

Tras dos años de espera, sus antecesores partieron, dándole la oportunidad de adoctrinar a sus inocentes colegas con su estilo y forma de trabajo, ya totalmente depurado y a prueba de que si alguien requería un archivo realizado el 4 de mayo de 2006, fuera fácilmente identificado, localizable y trabajable en el menor tiempo posible.

Lamentablemente hay oficinas donde esto nunca ha sucedido y se vive un caos mayor al de cualquier departamento de diseño. Retomar esta idea o intentar imponer un sistema sobre los demás implica, lejos de un triunfo, la antipatía del grupo que pretende ser subordinado. Aún así, nunca es tarde para proponer en conjunto la utilización de un sistema en pro de una mayor calidad de tiempo en el trabajo.

Este artículo no se trata de imponer un sistema específico o de mostrar los 5 pasos para hacer un diseño excelente, sino de poner sobre la mesa el problmea de encontrar un sistema de trabajo que funcione a cada quien. Para ello, debemos identificar los puntos neurálgicos de nuestro trabajo:

  1. Un buen sistema de diseño en un buen sistema de trabajo

    Quizá el grupo en el que trabajas ha hecho que cada quien tenga su propio estilo, sin que eso sea malo. Lo importante es encontrar un patrón fundamental que tiene que se ajuste al ritmo de trabajo de la empresa. Si la compañía se dedica a hacer catálogos de belleza, pensemos en el caso del departamento de foto, en el cual trabajan cada catálogo con fotógrafos diferentes. Cada uno entrega las imágenes en la forma y orden que mejor le funciona. Pero se trata de un proveedor que debe entrar en nuestro ritmo de trabajo. Si cuando lo contratamos, contamos con un sistema de nomenclatura establecido, estaremos ahorrando tiempo y dolores de cabeza posteriores.

    Recuerdo en alguna ocasión que debía buscar en el banco de imágenes de una empresa, una botella de tequila marca «100 años»: en el buscador probé primero con el nombre del producto,​ la marca, el contenido y llegué al grado de ponerle simplemente «tequila». El ordenador me mostró más de 500 resultados. Finalmente, después de más de dos horas de búsqueda, lo encontré bajó el nombre «Teqila lOO aos». Si el fotógrafo hubiera entregado el archivo con el nombre correcto, una tarea de más de dos horas se hubiera ejecutado en segundos.

  2. La integración de fórmulas

    No se trata de un trabajo matemático, sino de un concenso para establecer una base de nomenclaturas. Si todos los miembros del equipo trabajan con archivos que a la larga se deben compartir o retomar, se vuelve indispensable un sistema único para identificar los archivos. Lo primero es un trabajo muy básico pero menos común de lo que imaginamos: tener una carpeta por proyecto.

  3. Bases de datos confiables y uso de metadata

    Si no contamos con un servidor para guardar los archivos trabajados, habrá que pensar más fuerte. Una base de datos garantizará tiempo ahorrado como mínimo un minuto por disco grabado. Para ello, también contamos con metadata, palabras clave que se guardan en los archivos y permiten identificarlos rápidamente, como si se trata de tags en un sitio web, donde a cada artículo asignamos palabras clave para que sea más ágil su localización a través de buscadores.

  4. Tiempo de administración

    Quienes han cocinado alguna vez, saben que el tiempo empleado en dejar la cocina limpia puede llegar a igualar al tiempo invertido en la elaboración de la comida. No se puede cambiar, se tiene que hacer y de forma inmediata. El diseño funciona igual, si queremos implantar un sistema de trabajo debemos dedicarle tiempo, más al principio, cuando lo estamos implementando, porque además habrá que hacer ajustes sobre la marcha y llegar al nivel óptimo con prueba y error.

    Al final nos daremos cuenta de que el adelantar este trabajo administrativo nos puede llevar a optimizar el trabajo en hasta el 50% del tiempo, para dedicarlo a diseñar o a salir más temprano. En un principio lo ideal sería crear un manual de sistema de trabajo para que los diseñadores que en un futuro se adhieran al departamento, puedan usar como guía o igual para nuevos proveedores. Crearlo también requiere inversión de tiempo, pero nada se comparará con la ganancia a largo plazo que representará.

  5. Cuidado sobre la marcha

    Cuando se comienza cualquier trabajo, normalmente se tiene tiempo suficiente para nombrar a los archivos correctamente. El problema es cuando el tiempo se ha agotado, la imprenta se pone nerviosa, no deja de marcarnos para asegurar la entrega en la próxima hora y nosotros debemos retocar la foto final aprobada para la portada que nos acaba de llegar. No hay tiempo para administrar y son los espacios de tiempo en el cual todo el sistema corre peligro de salirse de control. Afortunadamente, después de la tempestad vendrá la calma y con ello, unos treinta minutos para sacar el agua del bote y dedicarnos a archivar correctamente todo lo que al final se salió de control.

Editor: Luciano Cassisi Ciudad Autonoma Buenos Aires
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Mario Balcázar

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Sancho Herrera
Sep 2015

Se entiende lo que de intenta explicar pero el autor divaga mucho en algo que se podría resumir de forma más sencilla. Revisar el texto. Tiene errores en la escritura, sobre todo en el título: "la importancia DE tener un sis..." Saludos.-

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Josman Cordero
Aug 2015

Excelente aporte. Toda la realidad en esos caractéres amigo.

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Tita Wong Argenzio
Oct 2013

Muy buen artículo. Considero que nosotros los diseñadores solemos ser un poco desordenados, o despreocupados por el orden. Son necesarios todos esos puntos que nombraste en especial el de distribuir bien tu tiempo para poder sacar provecho de el, optimizarlo. Tiempo=dinero.

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Samuel Cadena
Oct 2013

Creo que al principio todo diseñador comieza siendo un poco desordenado y tiene que pasar por todo tipo de situaciones para aprender lo importante que es llevar un estilo más ordenado de trabajo, pero eso algo que se va cambiando con respecto a la experiencia que se va adquiriendo en el campo laboral. Creo que esto puede llegar a decir mucho del tipo de persona y de diseñador que eres, pues ¿quién querría contratar a un diseñador que nunca puede entregar un trabajo final a tiempo porque no encontraba el archivo correcto o le faltaba uno?

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Berenice Bushey
Oct 2013

A veces parece difícil tener un sistema de trabajo, pero hay varios tips para poder lograrlo. No se trata de que todo este sistematizado, pues creo la creatividad sigue siendo libre, yo creo que realmente el reto esta en como tener un orden ante, después y durante el trabajo.Contemplar todo en nuestro control pero preveer los inconvenientes que puedan aparecer.

Me imagino que conforme vas adquiriendo tropiezos, corriges y ya no vuelves a topar con esa piedra, como pensar que ya no necesitas archivos, ponerles nombre, distribuir tiempo o simplemente respaldar constantemente.

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Luis Santander
Oct 2013

Buen artículo. No olvidemos la utilidad de los sistemas de versionado de archivos, como SVN o GIT. Tienes una base de datos común y guardas versiones de cada archivo. Si arruinas o pierdes el actual, puedes volver el tiempo atrás y recuperar cualquier versión anterior. ¡Saludos!

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Adriano Cabral
Oct 2013

El sistema más básico debe contener categorías por fecha, nombre del proyecto, cliente y siempre numerar los archivos para dar cuenta del proceso. Muy importante es tener una carpeta por proyecto, se ahorra tiempo en recuperar archivos antiguos.

La mejor manera de optimizar el sistema es redactar una pequeño informe después de cada trabajo que de cuenta de lo que se hizo bien y cuales fueron los errores. Para tener una base de información sobre la cual proponer lineas de acción para mejorar la calidad del sistema.

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511
Mario Balcázar
Oct 2013

Retomo tu idea del informe, se me hace una idea muy buena, queda incluso como una bitácora de situaciones específicas que pudiste haber tenido en el proyecto o con el cliente.

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Karla Daniela Paredes
Oct 2013

Muy interesante y totalmente cierto, como estudiante de diseño he aprendido a llevar orden en mis proyectos el cual poco a poco voy perfeccionando, debido a que me he visto envuelta en acontecimientos como los que mencionas en tu articulo pero en definitiva todo debe mantener un sistema de trabajo, es de suma importancia para tener un desempeño más productivo y eficiente, que aparte de ahorrarnos tiempo y dinero como ya lo habían mencionado, también podríamos evitarnos problemas y otro punto a favor moldearnos una disciplina de trabajo.

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Walter Morataya
Oct 2013

Interesante artículo y definitivamente todos padecemos de ese problema. Aunque es bueno que haya un poco de desorden para estimular la creatividad, la disciplina es importante la hora de bajar esa creatividad. Cada cosa en su lugar y la disciplina nos ahorra tiempo y por lo tanto dinero.

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511
Mario Balcázar
Oct 2013

Claro Walter, ni muy mjuy, ni tan tan (como decimos en México), los extremos no son buenos.

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Ingrith Suarez
Oct 2013

me gusto mucho el articulo muy apropiados para nosotros los diseñadores q nos carecterizamos p ser "desordenados" ;)

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Andrea Cubides
Oct 2013

Me encanto... Lo imporante de todo es guardar en carpetas de lo mas grande a lo mas pequeño y con palabras o nombrea faciles de ditinguir.

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511
Mario Balcázar
Oct 2013

Tener un sistema de trabajo intuitivo hará siempre más fácil la tarea de mantener el orden.

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Abel López
Oct 2013

Es de suma importancia tener en cuenta todo lo que Mario nos comenta en su artículo. Soy Director de un grupo llamado Elestudio en La Habana, Cuba, y esa es mi lucha constante con el equipo y los adjuntos a él. Estudiamos juntos en el Instituto Superior de Diseño, nos graduamos en 2008, llevamos 5 años de experiencia profesional, y aún estamos perfeccionando nuestro sistema de trabajo. El tiempo que ahorra estar organizados bajo un sistema de trabajo profesional, yo lo aumentaría a un 75%. Y no solo son los archivos, sino las cuentas de correo, de las redes sociales, etc. Gracias Mario.

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511
Mario Balcázar
Oct 2013

Yo creo que los sistemas de trabajo son vivos, es decir, siempre están en constante evolución. Creo que nunca vas a poder decir: «Ya está», pero definitivamente cuando ves los beneficios en tiempo, es cuando caes en cuenta de la ayuda que te da tener un buen sistema, ¿no crees?

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Yeferson Tovar
Oct 2013

lo pero es estar enojado con el cliente y llamar al archivo "proyecto de mierd#.Ai" y del afán por entregar olvidarse de cambiar el nombre y enviarlo así. ( historia personal).

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Diana Medina
Oct 2013

jajajajaa!!

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Mario Balcázar
Oct 2013

Jajaja, me encantó tu comentario, aunque en su momento ha de haber sido estresante.

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Yeferson Tovar
Oct 2013

pues, no fue un buen día te lo aseguro, pero sobreviví para contarlo.... aprendí y ahora me divierto con esa historia! :)

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Pedro Aristizabal
Oct 2013

jajajajajaajaja, me sucedio lo mismo, me rei a carcajada limpia, identificado en el acto

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José Coca
Oct 2013

EscuelafinayfinalyYAimpresionCurvasV5Color3.ai

Muchos manejamos esto, y si cada quien sabe como acomoda sus archivos, en las empresas donde los diseñadores son dispensables, es necesario colocar los diseños de forma que todos (todos) puedan encontrar el archivo facilmente, lo que a mi me ha funcionado es guardar el archivo antes de iniciarlo, asi ya no me comen los tiempos y guardo constantemente!

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511
Mario Balcázar
Oct 2013

Qué buena aportación, iniciar con un nombre te evita retrasos a la larga.

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3
Miguel Campos
Oct 2013

«final_ok_ultimo.psd», jajaja....o (Ultimo optimizado.ai) jajaja...me identifico...es más bien un desorden ordenado...

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Martin Alejandro Mazzei
Oct 2013

Muy buena la nota, es común para nosotros tener falencias en cuestión a la gestión del diseño y mas en la administración, tanto interna como externa.

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Juan Martín Lusiardo
Oct 2013

Muy buena nota y recomendación. Si bien tengo mis proyectos ordenados por carpetas todavía no di en el clavo con la búsqueda optimizada de archivos. Pierdo mucho tiempo recorriendo las rutas de las carpetas. Una solución que pienso puede funcionar es que los archivos recientes te los ordene por uso, de manera que tengas primeras en la lista aquellas que estás usando más.

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511
Mario Balcázar
Oct 2013

Lo bueno de los sistemas operativos de hoy, es que ya puedes desplegar los archivos por orden cronológico de uso.

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0
Cristian David Giardina
Oct 2013

Excelente articulo. la verdad que es fundamental llevar un orden. Desde hace un tiempo me he puesto estricto en este sentido, y evito grandes perdidas de tiemp a largo plazo. En muchos casos me he encontrado hasta con 4 versiones de un mismo archivo y la verdad que cueando pasan los meses uno no se acuerda cual era la que habia quedado definitiva y es una perdida de tiempo importante ur rvisando y comparando... El orden nos ahorra mucho tiempo como mencionas en tu articulo.

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6
Alfredo Texis Michicol
Oct 2013

Excelente tema gracias y felicidades

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1
Mariana Cecilia Fidanza
Oct 2013

Excelenete nota, precisamente me encuentro haciendo una web y logo para una empresa que administra, cataloga y conserva archivos impresos y digitales. Y metiéndome en el tema me doy cuenta de lo maravilloso que sería tener un sistema en diseño como en tantas otras áreas, ni que hablar en los quehaceres domésticos jé.

2
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0
Enro Ascencio
Oct 2013

Muy buen artículo, lo vivo dirariamente en mi trabajo y peleo constantemente en establecer nomenclaturas, procedimientos, etc., desde la escuela me llamaron la atención en no nombrar a los archivos: *cuadrito.jpg*, *fondo_ok*.psd, *garigoleado.ai*, que no nos dicen nada a la hora de catalogar o guardar.

Saludos

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511
Mario Balcázar
Oct 2013

Para bien o para mal, es un tema al cual hay que dedicarle tiempo, esfuerzo y sudor.

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2
Diana Medina
Oct 2013

Me encantó, verdaderamente uno de los mejores artículos que he leido en relación a la gestión y administración de trabajos de diseño. Muchisimas gracias.

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0
Irma Anzaldua
Oct 2013

BUEN ARTÍCULO

Yo, cuando tengo muchos archivos del mismo tema o tipo,

les pongo el nombre que puede ser muy parecido pero le incluyo la fecha o los numero por orden de ejecución y así sé cual es el último. SALUDOS

3
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Emilio Ascona
Oct 2013

Es justo y necesario llevarlo a la práctica.

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0
Edith Gaxiola
Oct 2013

Muy cierto. Este articulo en mi opinion habla de la madurez que a lo largo de la tarea profesional te permite poner en palabras la problematica a la que nos hemos enfrentado en esa sutil area de la organizacion en la que sin duda algunos necesitan toda una catedra. Muy atinado.

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