7 consejos para lograr espacios de creatividad

Primero un caso: un día, dos empleados se encontraron en una zona común, pero no hallaron lugar para desarrollar su conversación en privado y aplazaron para siempre esa charla casual. Otro día sintieron que sus instalaciones evitaban que la gente se encontrara y hacían que la compañía pareciera aún más grande, más dividida. ¿Suena familiar?

Parece que lo contrario sucede en empresas altamente innovadoras. Luego de trasladarse a las oficinas de Emeryville, Lasseter (CCO de Pixar) expresó:

«Empecé a encontrarme con gente que no había visto en meses. Nunca había visto un edificio que promoviera la colaboración y la creatividad tan bien como lo hace este».¹

Los espacios físicos tienen influencia en el comportamiento humano. El hábitat de las organizaciones no se escapa de este principio y puede promover comportamientos relacionados con la creatividad, con la colaboración y la conexión entre personas e ideas.

Aquellos que crean en la importancia que tiene el diseño del espacio en la cultura de una organización, seguramente encontrarán útiles estos siete consejos para invitar a la creatividad con los espacios corporativos:

El atrio central de Pixar

Vale la pena tener en cuenta el concepto detrás del atrio central de Pixar: inicialmente Lasseter quería un edificio tradicional de Hollywood con áreas separadas para cada equipo, pero los trabajadores de Disney expresaron que no querían sentirse aislados.

«Hay una tentación […] a creer que las ideas pueden desarrollarse mediante email y iChat […] es una locura, la creatividad viene de las discusiones casuales […] La creatividad viene de las reuniones espontáneas […] si un edificio no promueve eso, entonces perderás una gran cantidad de innovación y la magia provocada por la casualidad, por eso diseñamos el edificio para hacer que la gente salga de las oficinas y se encuentre en el atrio central».

• Consejo 1: Para promover la conexión entre ideas y personas, asegúrese de contar con espacios que promuevan encuentros casuales.

Los nichos de Christopher Alexander

De nada sirve promover un encuentro entre compañeros de trabajo que no se pueda convertir en una conversación privada. La falta de privacidad para seguir una conversación casual puede frustrar el intercambio de ideas. Así lo explican Fayard y Weeks.³ El exceso de ruido y tráfico en una zona puede impedir la conexión entre personas, estos autores citan el ejemplo de los nichos de Christopher Alexander con los que el arquitecto soluciona el problema en su estudio de patrones. Expone que los nichos, pequeños lugares que acaban con la homogeneidad de un espacio, dan a las personas la oportunidad de tener un poco de privacidad. Estos pequeños espacios son fundamentales para la conexión entre individuos.

• Consejo 2: Haga que el espacio permita que una conversación casual pueda convertirse en una conversación privada.

La curva Allen

A finales de los setenta, Thomas Allen (de MIT) representó con esta curva la reducción exponencial en la frecuencia de comunicación entre un grupo de ingenieros, conforme aumentaba la distancia entre ellos. Se determinó que la distancia crítica era 50 metros.⁴

Allen ha estudiado la relación existente entre la estructura administrativa de una organización y los espacios arquitectónicos. Recientemente se ha preguntado cómo las nuevas tecnologías influyen en la comunicación entre compañeros. Ha formulado que entre más se vean físicamente dos personas, más probabilidad hay de que se contacten por medios virtuales. Aunque parece obvio, en algunas oficinas se empeñan en aumentar la distancia entre los compañeros de trabajo limitando así, su capacidad de colaboración.

• Consejo 3: Si desea evitar los silos reduzca a menos de 50 metros la distancia entre compañeros de trabajo.

¡Ni siquiera Mark tiene una oficina!

A veces se busca generar divisiones innecesarias entre compañeros de trabajo. Incluso hay casos de oficinas donde todos escuchan lo que dicen lo otros pero están divididos por cubículos que llegan casi hasta el techo, generando así la imposibilidad de conexión, ¡y también de concentración! En ciertas culturas empresariales, los grados jerárquicos desean aislarse, creando, por ejemplo, la inmensa oficina del gerente inalcanzable. Facebook optó por lo contrario, prefirió bajar bastante las barreras para promover la colaboración entre compañeros. Jocelyn Goldfein, Directora de Ingeniería de la compañía, explica al hablar de la cultura de Facebook que «ni siquiera Mark [Zuckerberg] tiene una oficina… [Facebook] es la compañía exitosa más humilde que he conocido».⁵

• Consejo 4: Trate de replantear los símbolos de poder en su organización y reduzca barreras físicas que impidan la interacción entre compañeros.

El efecto fotocopiadora

En grandes compañías este es prácticamente el único lugar en que personas de diversas unidades funcionales interactúan. ¿A cuántas personas ha conocido en el dispensador de agua de la oficina (o en la fotocopiadora, la dispensadora de alimentos, la cafetera)? Como explican Fayard y Weeks,⁶ usualmente este tipo de recursos compartidos son un generador silencioso de interacciones, en especial aquellos que requieren la ayuda de un «compañero experto» como cuando se atasca el papel en una complicada copiadora.

• Consejo 5: Para invitar a la interacción entre compañeros de distintas unidades funcionales, provea recursos compartidos cuyo uso requiera colaboración.

La galería de almacenamiento

Es difícil trabajar en un equipo sin un espacio dónde trabajar en conjunto. El equipo de trabajo de un proyecto, requiere de un espacio para discutir tranquilamente y trabajar en un objetivo común de intercambio constante. Por esto se recomienda tener espacios dedicados a los proyectos.

Una característica de estos espacios debe ser la de contar con lugares visibles para exponer el trabajo en progreso pues, como explican Doorley y Witthoft, estas galerías de almacenamiento inyectan energía al espacio, invitan a la retroalimentación y permiten que la gente se inspire del trabajo de otros.

• Consejo 6: Para invitar a la retroalimentación y alimentar la energía del grupo, provea espacios de trabajo en equipo con espacios para mostrar el trabajo en progreso.

Buena es la oficina abierta… pero no tanto

Una oficina totalmente abierta no es la solución perfecta. Existen momentos de trabajo individual que toda compañía desearía promover. En un espacio totalmente abierto los trabajadores buscan alguna manera de tener privacidad, implementando elementos que la generen, por ejemplo, un par de audífonos. Se debe procurar contar con soluciones para el trabajo individual sin interrupciones, en el que los individuos aprendan y construyan solos.

• Consejo 7: Para evitar el exceso de apertura, asegúrese de que las personas inmersas en su trabajo individual puedan optar por no ser interrumpidas.

Por último: la importancia de las normas sociales en el uso del espacio

El espacio está estrechamente relacionado con las normas sociales. Para lograr que estos consejos funcionen, debe asegurarse de comunicar a los usuarios el uso deseado o permitido del entorno. Las regulaciones en el uso del espacio pueden apalancar o limitar el efecto de su diseño.

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