La agencia virtual de diseño

La tecnología permite desarrollar un nuevo modelo organizativo y de gestión para brindar servicios de diseño.

Álvaro Alonso Santiago
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Con la vertiginosa revolución de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) en el mundo, se generaron insospechados cambios en la forma de vivir de las personas. Evolucionaron las formas de comunicación y los modos tradicionales de acceder a la información, produciendo un cambio en la vida cotidiana del ser humano, todo esto debido a que la educación, el entretenimiento y las empresas en general, han ido modificando sus sistemas y procesos para dar paso a nuevas metodologías acordes a los tiempos que estamos viviendo. Un modelo de administración empresarial se apodera del diario vivir: «Mayor eficacia y eficiencia», «mayor ahorro de tiempo y dinero» son las premisas fundamentales que nos mueven en esta carrera tecnológica, basada en el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Desde este punto de vista y analizando el mercado existente de y para las agencias de diseño, se plantea la necesidad de dar un paso adelante en el desarrollo y modernización de la gestión en este campo.

Los altos costos de los «servicios gráficos», asociados a diversos ítems, tales como: arriendos de oficinas, gastos de servicios básicos, telefonía, secretarias, etc., van directamente reflejados en los costos finales de los proyectos, produciendo gastos que debe absorber tanto el cliente como la empresa.

La virtualización de los procesos productivos y administrativos, unida a una organización y gestión eficientes, insertas el uso de TIC, lograría no sólo optimizar tiempos, propios de la labor gráfica, sino además, ahorrar en recursos e insumos materiales (tangibles), y disminuir el tiempo de respuesta. Así, la «virtualización», se traduce directamente en una economía de costo importante que va en beneficio directo tanto de la empresa como del cliente.

Las TIC como soporte

Debido a la masificación de Internet y sus prestaciones, la virtualidad está cada vez más integrada a la vida cotidiana, -en donde tareas comunes, tales como: Pagar cuentas o realizar trámites bancarios, han sido simplificadas por las tecnologías- se ha abierto una puerta extraordinaria a la innovación en los procesos y en los flujos de comunicación, ya que cada vez hay más usuarios dispuestos a usar este medio.

Tomando lo anterior, a nuestro favor se vislumbra un amplio abanico de utilidades para esta nueva generación de usuarios, y así poder utilizar toda la tecnología disponible, para aplicarla a la oferta de nuestros servicios.

Las TIC permiten un acercamiento con cada usuario que requiera servicios de nuestra empresa. Todo debido a que la comunicación que se produce a través de la red, no viene condicionada por el factor tiempo, ni por las distancias geográficas, su uso nos permite en forma rápida acceder a sus demandas y necesidades y ofrecer a tiempo real respuestas que satisfagan a nuestros posibles clientes (ahora ellos manejan la información y necesidades).

En resumen; el uso de las TIC, o mejor dicho el acceso a la información por el usuario, hoy en día nos abre las puertas para ofrecer productos y servicios en forma rápida y a tiempo real, satisfaciendo las necesidades inmediatas de los usuarios, por lo que nos otorga una apreciable ventaja ante las tradicionales formas de hacer negocios y producción dentro de una agencia. El uso de este medio masivo de comunicación, nos aporta de partida un posicionamiento dentro del medio, al alcance de todas las personas que requieran servicios gráficos, y lo que es más importante aún, constituye una innovación en la forma de gestionar, procesar y difundir nuestra labor.

Las etapas

Se puede plantear un ciclo evolutivo basado en el uso de las tecnologías que actualmente ocupamos en nuestras empresas o que ocupemosa futuro, y que comprende los siguientes pasos:

  • Modelo clásico: Existe la utilización de herramientas tradicionales de oficina: (teléfono, fax, etc) para la comunicación y administración. El uso de computadores es solo para funciones básicas, tales como escribir, calcular, etc) no existe Internet ni correo electrónico.
  • Implementación: Internet pasa de ser un gasto y se considera como un recurso, es posible la incorporación de correos electrónicos, y se implementa la idea de la web, como recurso publicitario y de información. Se logra un canal de comunicación entre clientes y proveedores por medio de Internet y se implementan sistemas de gestión internos en base a la tecnología.
  • Transacción: Se logra una interacción de sistemas digitales dentro de la empresa. Se comienzan las transacciones en línea de compra-venta y se lucha por el control de información interno como externo.
  • Virtualización: Se integran todos los sistemas y operaciones, la organización se produce en tiempo real, y comienza una mutación en organización clásica. Todos los modelos anteriores se encuentran funcionando.

Una empresa  virtual

Una empresa virtual es la que se caracteriza por la ausencia de oficinas e instalaciones físicas, maximizando el uso de las TIC dentro de la organización, es decir «prácticamente toda la comunicación y las relaciones con los proveedores, clientes y empleados se hacen por los medios digitales».

La empresa está compuesta por una red de socios colaboradores, proveedores y clientes que por medio de la conectividad informática les permite compartir recursos administrativos, experiencias en investigación y desarrollo, mercados y costos.

Su administración queda reducida a un núcleo corporativo donde los procesos se deben descentralizar a través de alianzas y outsourcing. Su capacidad de generar productos y servicios se ve condicionada según su demanda, es decir se trabaja «bajo pedido».

Una empresa así presenta las siguientes características:

  • Interdisciplinaria: Cada integrante aporta su habilidad y conocimiento en su área especifica, de esa manera es posible crear una organización que sea lo mejor en todo.
  • Oportuna: Las empresas colaboran para aprovechar una oportunidad específica ofrecida por el mercado y casi siempre, cuando la necesidad se acabe, pueden disgregarse.
  • Tecnológica: las TIC permiten que otras empresas, sin importar su ubicación geográfica, se unan y trabajen como uno sólo.
  • Confiable: Estrecha relaciones con diversas empresas para un objetivo específico, la confianza abre oportunidades de nuevos trabajos y crédito en el momento de producción.
  • Global: Comienza una conurbación digital de fronteras empresariales. La mayor cooperación entre competidores, proveedores y clientes hace difícil determinar donde termina una empresa y comienza otra.

Una empresa virtual, es una organización altamente eficiente en los procesos de la información, por lo que aplicada, no solo al trabajo gráfico, sino en todas las áreas del quehacer humano, esta categoría reporta enormes beneficios económicos por su flexibilidad, rapidez y oportunidades latentes.

Una agencia virtual de diseño

Las TIC han permitido hoy un nuevo concepto de empresas, llamadas empresas virtuales o empresas en red, no implementadas en un espacio físico, sino conformadas por una red de relaciones digitales.

Una empresa virtual está compuesta por una red de contactos digitales, los cuales pueden ser, momentáneos o perpetuos, debido a que son otras empresas con servicios que funcionan como proveedores y que realizan las tareas físicas. Esta unión permite acrecentar la experiencia, mercado e incluso la disminución de costos.

En un modelo virtual mantener una estructura jerárquica piramidal, es complicado, la administración es paritaria y un gerente general pasa a ser un administrador de redes, dejando a la empresa como núcleo único y los servicios como complemento (modelo en red), fomentando las alianzas.

Una agencia virtual de diseño debe ser, una empresa prestadora de servicios gráficos, integrada por profesionales comprometidos no solo de las áreas de diseño, todos focalizados en la prestación de un servicio en donde el producto sea trabajado de forma comunitaria. Todo esto desarrollado en una plataforma virtual, lo que permite acceder a un amplio espectro de posibilidades de crecimiento como empresa y, a los clientes les permite el acceso, mediante una interfaz.

Seguramente con el desarrollo de las TIC , los nuevos conceptos de virtualización en las industrias y empresas, será solo cuestión de tiempo para que la nueva era tecnológica cambie los conceptos tradicionales que tenemos al respecto.

Las nuevas compañías virtuales ya no están ligadas a un espacio físico sino que a una plataforma digital en Internet. En este sentido, las TIC pasan a ser el medio en el cual se sustentan los procesos productivos y de gestión empresarial.

 

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Álvaro Alonso

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Margarita Maza
Jun 2016

muy bueno

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Luis Fernando Cuellar
Jul 2010

La virtualización es muy útil, yo llevo 2 años trabajando bajo este concepto. No solo nos permite ofrecer servicios 24/7, también nos permite ser competitivos en el mercado, pues en determinados países el costo/hora/hombre es más favorable que en otros.

Con las diferentes herramientas de videoconferencia, escritorio compartido, colaboración remota, etc, es posible lograr una buena atención al cliente.

Es crucial basarse en redes sociales profesionales para tener referencias de los empleados antes de contratarlos, e invertir en intraestructura técnica para una buena gestión remota de proyectos.

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Carlos Nina
Jun 2010

El ahorro en tiempo e infraestructura resulta evidente . Sin embargo el trato con el cliente, sigue siendo algo que requiere mucha interacción personal, sobre todo cuando se trata de capturar sus ideas y deseos subjetivos.

La virtualización se ha trabajado durante mucho tiempo (y con mucho éxito) en entornos más objetivos (ingeniería, por ejemplo), donde no hay tanto riesgo de ambiguedad al transmitir ideas. Para una agencia de diseño, como otros han sugerido, un modelo hibrido parece una buena decision.

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Aldo Tonelli
Jun 2010

Estoy de acuerdo en que un estudio virtual puede minimizar los gastos propios de un estudio físico y coincido que deja de ser una estructura piramidal para ser una red inter-disciplinaria de colegas trabajando a distancia con las ventajas mencionadas.

De todas formas, es una herramienta más, que no debería reemplazar el contacto personal del profesional con el cliente. Trabajar a distancia conlleva dificultades tales como no tener una total dimensión del contexto, de la competencia, de su público objetivo, etc. El diseñador no tendría un brief certero y se limitaría sólo a aspectos estéticos.

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Luis Antonio Olivares
Jun 2010

Hi!

Hace unos años, junto con unos amigos, emprendimos una empresa de diseño y operamos en línea. No cabe duda que el trato con el cliente es indispensable y que a pesar de lo avanzado que pueda estar la tecnología, considero siempre importante el factor humano, el trato con el cliente, el cual es muy valorado en México. En lo personal ha sido una plataforma diferente de proyección profesional y una oportunidad vasta que aún no explotamos al 100%. Una oportunidad para todos aquellos que aún no podemos costear una oficina y demás gastos fijos que implica la misma.

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Marco Antonio Morales
Jun 2010

El arte está en ir sopesando las necesidades del cliente y las de la empresa que pueden no ser recurrentes. Hay que estar atentos a las oportunidades que nos brindan estas herramientas. En algunos casos es necesario ir educando al cliente en el uso de las TIC.

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Claudia García Lange
Jun 2010

Y si desde ya que los avances tecnológicos-virtuales estan permitiendo que las tareas de gestión en general tiendan a reducir costos de estructura física, pero me preocupa el espacio del encuentro «real» con el cliente. Es calro que el gerenciamiento es el nuevo paragigma de la gestión administrativa, pero creo que no hay que perder el contacto visual con quienes depositan su confianza en nuestro trabajo como diseñadores.

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Jorge Garcia
Jun 2010

La interacción que un diseñador logra con el cliente es la punta de flecha para que cualquier proyecto que se sirva sobre la mesa tenga un final satisfactorio, tanto para el cliente, como para el mismo diseñador. La virtualización de nuestro trabajo tiene tantas más aplicaciones como el trabajo en equipos interdisciplinarios (diseño, codificación, programación, revisión y corrección de estilo, por ej.) El Internet es y seguira siendo una herramienta invaluable, pero nada supera el cara a cara con el cliente, sobre todo, cuando se trata de brindarle la asesoría que requiere en su necesidad.

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Paul Zumbrink
Jun 2010

Creo que el tema es bastante mas complejo de lo que se esta discutiendo.

Cada estudio tiene una forma de hacer las cosas, no creo que sea casual que la «presencialidad» siga existiendo.

El modelo 100% virtual no necesariamente es lo mas competitivo, ya que la ubicación no es algo tan fácilmente despreciable, y el mercado de diseño virtual es bastante áspero (difícilmente puedas competir en precios con los hindúes).

Mi punto es que, en el trabajo de interpretación de problemas y consultoría de diseño para la toma decisiones especificas, poder reunirse con el cliente es lo más eficiente.

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Mauro Lazzarino
Jun 2010

Opino igual que Ramon Cabezas Gonzalez. Una empresa totalmente virtual en nuestra profesión no la veo muy potable. Si se optimizan y se agilizan los tiempos, tambien se agilizan los diseños, y entonces se cae en el uso de templates y plantillas. Sobretodo en los países menos desarrollados, como es el caso de Argentina y de América, el trato personal con los clientes es todavía muy valorado, y sirve para afianzar mucho la relación diseñador-cliente, la confianza que se transmite de esta manera nunca va a ser superada por lo virtual.

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Ramón Cabezas González
Jun 2010

Es interesante el planteamiento, pero resulta muy complicado asumir que una empresa de diseño sea 100% virtual. Hay muchos casos de empresas que venden diseño on-line, y todos sabemos que son servicios estandarizados y, a mi parecer, muy poco adaptados a las necesidades reales del consumidor, aunque en ocasiones el consumidor no sea consciente de esas necesidades. Un modelo híbrido, qué es prácticamente el que todos usamos, es un buen camino, y es posible que poco a poco se virtualice más. Pero aún así seguiremos necesitando crear relaciones personales y cercanas entre diseñadores y clientes.

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Edgar Ojeda Chavez
Jun 2010

Esta muy bien este tema, pero si la neta llego muy tarde, mi punto de vista es si la gente cada vez busca mas el ser diferente y sentirse de verdad partge de algo, creo que no es la mejor manera de explotar este mercado latente, por que tienes que mantenerte cerca de la gente, por que la gente es lo que quiere, me refiero a que si bien los valores como «humanos» se estan perdiendo y cada vez estamos mas distantes todos de todos, la mejor manera de ganar fama es dandoles algo que nadie mas dara, que es ese sentimiento que se supone debe de conllevar nuestro trabajo.

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Antonio Quintero
Jun 2010

Se me hace difícil opinar sobre este tema, por que hemos basado nuestro trabajo en la presentación personal de las ideas y conceptos, es importantísimo ver la respuesta (corporal o facial) de las personas que nos solicitan el proyecto, escuchar su opinión inmediata, es distinto a un comentario a distancia (en tiempo y kms) que nos llega por correo. No niego las nuevas herramientas de trabajo, donde una opción puede ser «skipe» con su cámara y de todas maneras me resulta distante, transmitir la emoción que sentimos por la idea que les ofrecemos para motivar su aprobación es básico, seis cientos

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Jesus Gaytan
Jun 2010

Interesante el tema... pero creo que llega un poquitín tarde... nosotros operamos de esa forma desde hace casi 10 años, y muchos colegas ya lo han implementado en ese tiempo. Una nueva manera de trabajar, cierto, pero sobre todo con exigencias diferentes.

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