Mañana mismo le mando el presupuesto

Estaba tomando un café con un ingeniero amigo y le comentaba mi duda sobre si debía o no cobrar un trabajo. No era un trabajo grande sino un adicional de un trabajo que venía realizando. Mi duda surgía porque los clientes tienden a pensar que el servicio incluye todo, lo que sea, lo cual no tiene límites. Mi amigo el ingeniero, más pragmático de lo que solemos ser los arquitectos, me perguntó:

—Si pedimos ahora una medialuna... ¿nos la regalarán o nos la cobrarán?

—Nos la van a cobrar, sin duda— le dije.

—Y lo mismo nos habrían cobrado si la hubieramos pedido con la orden original de dos cafés— agregó el ingeniero, que luego agregó una secuencia de ejemplos similares. Sin el caso mencionado me resultó claro y transparente.

Luego continuamos hablando en general sobre el problema de cobrarle al cliente ciertas tareas que nos suele demandar, diferenciando por un lado, aquellas que espera que sean gratuitas, y por el otro los adicionales, que debemos valorizar como extras al proyecto original, como era el caso de mi consulta.

Haciendo un balance, admito que en muchas ocasiones acepté la pretensión del cliente de no pagar por tareas que él no consideraba remunerables, y realmente me arrepiento. Antes de asumir un trabajo, por más pequeño que parezca, por mucha confianza que haya con el cliente, lo mejor es hacer la pausa y escribir un presupuesto. Por supuesto que se corre el riesgo de perder amigos, pero ese tipo de actitud es más profesional. Sirve para  establecer un límite claro entre lo que es un trabajo y un asesoramiento informal. Este problema de confundir el trabajo con las charlas informales, afecta tanto a arquitectos como a diseñadores gráficos e industriales y a muchos otros profesionales.

Cuando un presupuesto es aprobado por el cliente, recién entonces corresponde avanzar. Si el cliente no lo aprueba y uno decide avanzar de todos modos, debe considerar que muy probablemente termine sin cobrarlo y, probablemente, teniendo un conflicto con su clientes. Por supuesto que está la posibilidad de hacerlo gratis, si uno considera que vale la pena evitar un conflicto y que ese esfuerzo será remunerado en algún otro momento.

Con los adicionales sucede lo mismo. Cuando surgen nuevos pedidos, hay que hacer un presupuesto. Es la mejor forma de dejar claro que se trata de trabajos extras, no incluidos en el presupuesto original, que si el cliente desea contratar, antes debe aprobar el presupuesto.

Al escribir presupuestos, efectos de no quedar enredados en pedidos que superen la cantidad de tiempo estimado para el trabajo, siempre conviene detallar con la mayor precisión posible el alcance del trabajo. Se puede decir que se presentaran propuestas hasta lograr la «entera satisfacción» del ciente —lo cual puede resultar en un tiempo infinito—, o bien se puede especificar la cantidad exacta de propuestas y cambios incluidas en el precio. Cualquiera de las dos opciones es validad. Lo importante es que la cotización sea muy clara.

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