Planificación profesional: el arte de gestionar el tiempo y asegurar el cumplimiento de entregas

Todo proyecto que realizamos está transversalmente intervenido por el tiempo. Es la variable que no manejamos, pero podemos trabajar con ella. Las experiencias en el campo del trabajo nos invitan a conocer cómo trabajar con un compañero inflexible, que tiene ritmo propio y determinante. El valioso arte de dominar el tiempo puede denominarse planificación.

En la vida cotidiana, para ser didácticos, llegar tarde al cine puede hacernos perder la trama o el punto de partida de una película. Esto no nos ayudará a disfrutarla. Podremos recuperar información de alguna manera y ponernos en línea con el relato, o no. El ejemplo sirve solo para recomendar no llegar tarde, pero en el ámbito profesional, llegar tarde a una entrega de arquitectura efímera a un cliente es causal de despido o de la pérdida del cliente.

Planificar es pensar anticipadamente los pasos a seguir y completar para una entrega puntual de un trabajo. Es un trabajo en sí mismo. Se trata de estimar los tiempos que consume cada paso, basándose en la experiencia o consultando a expertos. Detallar los pasos uno a uno, sin saltarse ninguno, es el primer paso. Si en esta primera tarea tenemos fallas, partimos de un punto falso.

Pasos clave para una planificación efectiva

1. Detallar y anotar las tareas. (Puede ser un título por tema o una apertura del mismo cuando se requiera).
2. Repasar punto por punto y ordenar prioridades.
3. Estimar los tiempos que demanda cada tarea. Asesorarse o basarse en la experiencia propia. Si se contratan servicios a terceros, solicitar sus propios tiempos de ejecución.
4. Asignar un margen de seguridad en los pasos relevantes.
5. Incorporar un tiempo extra proporcional al final de todas las tareas como margen de seguridad o para imprevistos. Este tiempo, en caso de consumirse, no afectará el resultado general de cumplimiento.
6. Realizar un seguimiento en tiempo real del programa planeado.
7. Ajustar en caso de haber desvíos.
8. Reforzar tareas o recursos para cumplir el tiempo planificado.

Una fecha que no se cumple debe ser una excepción, basada en un imponderable y totalmente justificada. El profesionalismo tiene el cumplimiento como objetivo máximo. Manejar el tiempo de las tareas que componen todo proyecto es una clave diferencial en el trabajo que cada uno realiza. Los límites de cada tarea, objetivos internos del plan, deben compartirse con los colaboradores en función de poder realizar un trabajo concatenado y de unión de partes en un conjunto mayor.

Siempre propongo una metáfora para entender lo que significa un evento o una inauguración: pensemos en un cumpleaños.

Si estamos invitados, no llegaremos tarde, ni mal vestidos, ni mal peinados; estaremos bien predispuestos.

Si somos organizadores de la fiesta, tendremos la tarta decorada, la mesa puesta y la comida preparada. No presentaríamos la tarta a medio decorar, la vajilla sin lavar, ni esperaríamos que los invitados inflen los globos, ¿verdad?

Esto demuestra que hubo planificación en ambas posiciones y un acuerdo de horarios, de manera que no llegaremos dos horas antes ni un día después.

Este sencillo ejemplo se aplica a todos los campos de las disciplinas del diseño. La planificación es un arte y un valor profesional a ofrecer. Procuremos ser puntuales. Se aprende como cualquier trabajo y dominar este arte redundará en resultados tangibles.