Empresas de comunicação devem flertar com boas práticas em gerência de projetos

Essas poderiam investir em boas práticas para gerenciar seus projetos, mudando, assim, o paradigma operacional em suas estruturas.

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Minha experiência profissional foi, quase toda ela, em empresas que, invariavelmente, lidam com o produtos de comunicação —seja ela publicitária, jornalística ou digital—. Nesse tempo, lidei com inúmeros projetos. Em todos esses lugares, bem ou mal, me esforcei para tentar implantar a cultura de se utilizar processos, metodologias e esclarecer como o conhecimento sobre o gerenciamento de projetos, alicerçados minimamente nas boas práticas recomendadas pelo Project Management Institute, são benéficos para as instituições, independentemente de nicho.

Empresas de comunicação, em termos gerais, possuem suas próprias sistemáticas para se «fazer projetos» (expressão bastante comum). Por vezes é possível ouvir o termo «projeto» ser aplicado no lugar daquilo que deveria se chamar, conceitualmente, de «produto». Até aí tudo bem. Mera semântica. Mas pouco vi, dentro dessas empresas, o esforço para lidar, ao gerenciar uma empreitada, com importantes atribuições, tais como: planejamento, controle e encerramento.

Sempre muita execução. Muita transpiração. O controle do projeto quase sempre é exercido de maneira informal ao tempo em que observamos, por parte da gestão, um preocupante desapego aos soft skills —atributo cada vez mais exaltado pelo PMI—. Campanhas publicitárias, cadernos especiais em jornais, sites, fan pages, aplicativos e outras tantas plataformas de conteúdo, são sempre resultados (produtos) de um projeto. Sendo assim, como aproximar essas empreitadas do setor com as melhores práticas para gerenciamento de projetos, beneficiando-se dos avanços conquistados após décadas de estudos aprofundados, comprovados e fundamentados em experiências documentadas em setores robustos como a engenharia e as de tecnologias da informação?

O momento é agora. Uma crise é o cenário ideal para experimentar as mudanças. Parece haver, afinal, um certo melindre em se estabelecer processos e metodologias em empresas onde o combustível do trabalho é a criatividade. Processos, métodos, documentos, entregas, relatórios sempre soam como burocracia, termo estigmatizado graça ao setor público. Testemunhei algumas conversas, sejam em salas de reunião, sejam nos bares, onde as pessoas comentam sobre uma insatisfação generalizada no setor. Empresários (donos de agências), funcionários e clientes. Não há quem não reclame de prazos furados, produtividade, retrabalho, orçamento baixo, «bife mal passado» (termo que significa briefing mal feito), relação entre atendimento e criação desgastada, cronograma apertado, prazo superdimensionado (e sub), baixa criatividade, desilusão com a profissão, falta de empenho da equipe, desmotivação, desemprego e por aí vai.

Então por que não propor um fato novo? Uma coisa que mexa, definitivamente, com as relações entre as «partes interessadas»? Porque não abandonar o velho briefing, e partir para uma «coleta de requisitos» que seja sensível às necessidades de todos os interessados, gerando uma satisfação mais equilibrada? Porque não «auditar a qualidade» enquanto está sendo executada a campanha, de forma que se garanta a satisfação do «patrocinador»? Por fim, quais os «riscos» de uma coleta mal feita ou mesmo de uma chuva no dia da ação promocional? Por que não se respeitar o cronograma e diante da necessidade de mudança, façamos uso de um «controle integrado de mudanças», que transpareça os impactos dos pedidos de alteração? A gerência de projetos no setor de comunicação pode —e deve— se ligar a muitos dos 47 processos abrigados entre as nove áreas de conhecimento existentes. Isso pode trazer uma nova forma de se fazer comunicação: mais transparente; mais controlável; mais próxima da realidade; mais produtiva; e mais justa financeiramente. Uma das áreas de conhecimento do gerenciamento de projeto, inclusive, é a Comunicação. Quero ver o dia em que minha frase de efeito «empresas de comunicação não sabem se comunicar» fique apenas no passado.

Com o mercado em aparente crise —principalmente no Brasil, e fora do eixo RJ-SP—, qualquer esforço mínimo processual é esmagado pelo rolo compressor do desespero de se conseguir entregar algo.

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Sandra Cameira
Jun 2015

Fabrício, concordo plenamente com você. Tanto as agências como os cliente precisam estabelecer seus processos internos para que possam trabalhar em sinergia e obter uma produtividade estimulante e sustentável para ambas. Entendo que a relação agência/cliente precisa ter a cumplicidade de um jogo de frescobol, onde cada um faz o máximo esforço para não deixar a bola cair no chão. Essa é a grande diversão.

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Mariana Nogueira
May 2015

Fabricio, sinto o mesmo. Empresas de comunicação não sabem se comunicar. Sabemos reclamar dos clientes, do prazo, que não dá... E há uma resistência muito grande por parte dos reclamões em melhorias. Não se aprende com os erros. Acho importante deixar sempre claro pro cliente o motivo de cada prazo, cada processo, cada método e faze-lo participar. O cliente dá mais valor a isso. E tentar sempre ntender o porque do pedido do cliente. As vezes defendemos muito o nosso trabalho e não damos bola pro "trabalho do cliente". Já presenciei muito disso. E culpa não é do cliente que não disse. É do comunicador que não perguntou/pesquisou/se organizou. E no final das contas, vemos um buraco. A gestão. A bendita que ninguém lembrou de fazer. O que me espanta é que são sempre os mesmos erros. E as pessoas não estão a fim de mudar. Pois já vivem no ciclo da profissão de: não tem um briefing, o cliente não sabe de nada, não tem tempo, não tem budget... Enfim. A pergunta q fica é: quem disse q tinha?

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Fabricio Biron
Jun 2015

É uma pena que esse cenário é generalizado. Por isso devemos nos voltar aos processos que alicerçam o trabalho e assim promover mudanças substantivas para que isso deixe de ocorrer.

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Guilherme Luigi
Abr 2015

Fabricio, parabéns pelo excelente artigo. Gostaria que você relacionasse algumas referências bibliográficas sobre gestão de projetos para quem quiser se aprofundar no tema.

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Retrato de Fabricio Biron
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Fabricio Biron
Jun 2015

Oi Guilherme. A referência principal é o site do insituto (pmi.org) e os canais dos capítulos (Ex.: http://www.pmisp.org.br/ ). É claro que existem outros caminhos, mas esse é um bom começo. Abs.

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